Control y gestión de finanzas

Presupuesto anual: guía paso a paso

Aprende a desarrollar el presupuesto anual de tu emprendimiento paso a paso, para cumplir tus objetivos y crecer tu pequeño negocio ¡hasta la luna!

Por:
Daniela Aldana Valencia
|
January 2022

Imagina que debes construir una casa. ¿Qué es lo primero que deberías hacer? 

Probablemente no vayas directo a colocar los ladrillos. Primero, querrás conocer cuánto mide el terreno, la composición de su tierra, o las leyes que rigen la construcción en su zona. Luego diseñarás un plano que indique exactamente cuál es la casa que sueñas.

Con un negocio ocurre exactamente lo mismo: para llevarlo hasta la luna, la clave más importante es planificar.

En el mundo de las finanzas, la planificación toma la forma de un presupuesto anual. ¿Y eso qué es? Pues es un documento con una serie de números que te indicarán qué tienes en tu emprendimiento hasta ahora, qué tendrás a futuro y en qué gastarás eso que tienes.

En resumen, un presupuesto no es más que los planes y objetivos del negocio, expresados en forma de números, y es súper útil para llevar tus finanzas controladas y en equilibrio.

En este post, encontrarás un paso a paso con todo lo que necesitas saber para realizar el presupuesto anual de un negocio o emprendimiento pequeño. ¡A por ello!


1. Evalúa lo que tienes

Así como no puedes construir una casa sin antes saber dónde construirás, no puedes desarrollar un presupuesto sin conocer acerca de lo que ya existe.

Para sentar las bases de tu presupuesto, deberás analizar:

  • tu negocio: analiza los números y la información de los últimos años: las tendencias de los gastos y de los ingresos, cuáles son tus gastos de menor a mayor, y lo mismo con tus fuentes de ingresos. Para esto te será muy útil tener a mano tu balance financiero anual.
  • el mercado: en el caso de que estés por comenzar tu negocio y aún no tengas información propia, la data respecto del mercado, el rubro de tu empresa y tus futuros competidores será crucial para diseñar tu presupuesto.


2. Define tus costos y gastos fijos y variables

Este paso es súper importante, pues analizar los costos y gastos fijos y variables te permite deducir cuánto necesitarás en ganancias o retorno para que tu negocio sea rentable.

Ahora, definamos cada uno de estos dos tipos de salidas de dinero.

Los fijos son aquellos que no varían mes a mes, es decir, no dependen de la cantidad que vendes. Por ejemplo:

Como seguro has podido deducir, los variables son aquellos que se modifican mes a mes según el nivel de ventas; por lo tanto, van súper ligados al producto o servicio y la cantidad que efectivamente debas producir de forma mensual. Por ejemplo:

  • costos de fabricación
  • compras de productos extra (como empaquetados o etiquetas)
  • salarios de contratistas independientes
  • otros.


3. Define tus objetivos: el modelo SMART

Como sabes, un presupuesto anual ordena aquello que tienes y lo divide teniendo en cuenta en qué quieres gastar o invertir eso que tienes.

Ahora, ¿cómo saber en qué debo invertir lo que tengo si no sé primero a dónde quiero llegar?

Los objetivos de negocio son, justamente, una imagen de aquel lugar al que quieres llegar en el futuro.

Ya sea lograr la marca de los tres mil seguidores en Instagram, o triplicar las ventas de tu producto, serán tus objetivos los que te guíen para desarrollar tu presupuesto, pues te permitirán analizar qué debes hacer para alcanzarlos.

Una vez que pienses a dónde quieres que llegue tu negocio este nuevo año, deberás escribir tus objetivos. Cuales sea que sean estos, existen cinco características que todos deberán cumplir:

  • S: específicos: cada objetivo debe ser claro y detallado. ¡No te vayas por las ramas!
  • M: medibles: debes incluir una cifra (puede ser una cantidad o un porcentaje) que, al finalizar el ciclo, te permita saber si lo alcanzaste o no.
  • A: alcanzables: tus metas deben ser ambiciosas, pero también realistas. Asegúrate de que puedes alcanzar lo que te has propuesto en el lapso que determines y con los recursos de los que dispones, para evitarte frustraciones.
  • R: relevantes: cada objetivo debe ser verdaderamente importante de acuerdo al plan y los valores de tu negocio o emprendimiento.
  • T: medibles en el tiempo: debes establecer un período determinado para alcanzar este objetivo.

Importante aquí: incluye entre tus objetivos el nivel de beneficios que deseas alcanzar, es decir, las ganancias que quieres sacar de tu negocio. Recuerda apuntar alto, pero siempre manteniéndote en el margen de lo posible y realista.


4. Realiza una proyección de flujo de efectivo

“Espera, espera… ¿qué?”. ¡No desesperes! Déjame que te explique.

En su blog sobre proyecciones de flujo de efectivo, Zip Forecasting lo define como “la cantidad estimada de dinero que se espera que entre y salga de una empresa dentro de un periodo de tiempo específico”. Veamos cómo se hace.

Primero, debes proyectar los ingresos que posiblemente tenga tu negocio en el lapso de un año. Esto significa proyectar tanto las ventas como los créditos que obtendrás en ese tiempo. Para hacerlo, utiliza como base los números de tu último trimestre de actividad.

Una vez que ya tenemos la proyección de ventas, incluiremos la estimación de gastos fijos y variables del paso 2.

Finalmente, para calcular el flujo de efectivo anual debemos restar la proyección de gastos a la proyección de ventas. Sería algo así:

Proyección de ventas anuales totales - proyección de gastos anuales totales = proyección del flujo de efectivo.

Lo que debemos buscar siempre aquí es lograr un equilibrio entre el dinero que sale y el dinero que entra, proyectando un margen que reste para invertir o ahorrar como fondo para emergencias.

5. Revisión regular

Ya tienes tu presupuesto, ¡excelente trabajo!

Eso sí: debes recordar que tu presupuesto anual es apenas una proyección de tus entradas y salidas de dinero en ese período. Existen infinitas variables que pueden hacer que ese presupuesto se vaya modificando.

Por eso, es de suma importancia que mes a mes vuelvas a tu presupuesto anual y lo evalúes, teniendo en cuenta las cosas que se han modificado y las nuevas variables que están interviniendo en tu negocio (por ejemplo, la inflación, un mes de grandes ventas, o retrasos en pagos de deudas).

Sepárate un tiempo cada mes para analizar las modificaciones de tu presupuesto, y, así, poder tomar decisiones más acertadas para lograr un óptimo crecimiento de tu negocio o emprendimiento.

Además, planifica una forma práctica y sencilla para llevar tus movimientos financieros y flujo de caja. Evalúa tus opciones, selecciona la que mejor te funcione y utilízala con constancia.

Para llevar las entradas y salidas de dinero de tu negocio durante el año, Qentaz es una gran opción, pues te permite registrarlas a través de un chatbot en WhatsApp (¡como si hablaras con un amigo que lleva tus cuentas por ti!).

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Daniela Aldana Valencia

CEO & Co-founder

Las finanzas, la tecnología y el emprendimiento son los grandes propulsores del desarrollo, así que decidí enfocarme en estos temas, ya que estoy convencida de que nacimos para ser agentes de cambio y dejar un impacto positivo en la sociedad.

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