¿Cómo administrar el dinero de mi negocio?

Buscando la palabra “administración” en Internet, nos encontramos con una definición que puede asustar: es la planeación, organización, ejecución y control para lograr objetivos utilizando personas y recursos. Pero ¿qué quiere decir esto? ¿Y cómo puedo usar todo eso para mejorar la administración de mi dinero? En esta entrada te lo explico.

‍

Paso 1: cuentas separadas

Iniciemos por el principio: lo primero que debes tener presente para administrar tu negocio es que tú como persona (como Juan, María, Daniela…) eres diferente a tu negocio (Juan el barbero, María la manicurista, Daniela la vendedora por catálogo…).

Esto es importante porque así sabrás específicamente cuánto dinero tiene tu negocio para pagar a proveedores o para pagarte tu salario, y cuánto dinero tienes tú para pagar tu arriendo, la compra en el mercado, para ahorrar, y ¿por qué no? Para uno que otro gustico. Como ves, así como tú eres diferente de tu negocio, tu plata no es la misma que la del negocio.

‍

Paso 2: flujo de caja

Una vez tengas separada tu plata de la del emprendimiento vas a hacer un flujo de caja. ¿Y qué es eso? Es un estado financiero que te indica cuánta plata tienes efectivamente en tus manos, ya sea como dinero físico o en el banco. O sea, no incluye ni las deudas por cobrar ni las deudas por pagar.

El flujo de caja es el más sencillo de todos los estados financieros, ¡te prometo que es muy fácil de hacer y va a ayudarte mucho! Lo único que necesitas es mucha constancia en el registro de cada uno de los movimientos de dinero que tengas, este será tu primer paso para manejar bien tu negocio.

Y, ¿cómo se hace? Iniciemos por tu saldo inicial, que es el dinero en efectivo que tiene tu negocio en este momento. Revisa cuantos activos líquidos tienes… ¿los activos qué? Líquidos, es decir, todo aquello que tengas en efectivo, en tus cuentas de banco, debajo del colchón… todo. ¡Súmalo y ese será tu saldo inicial, es decir, con lo que empiezas hoy! Ojo, solo lo que sea dinero exclusivamente de tu negocio.

Muy bien, ahora viene la parte más entretenida. Registra TODOS, leíste bien, TODOS los ingresos y gastos que tenga tu emprendimiento en tu día a día. ¿Cómo así que ingresos y gastos? Sí, cada vez que ingrese o salga dinero de tu negocio, o sea, cada vez que se sume o reste dinero a ese saldo inicial.

Ten en cuenta que aquí no tocamos inventario, sólo movimientos de dinero, por lo que la compra que hagas de materiales la deberás registrar como un gasto.

Registra desde el gasto mínimo (como 500 pesos en un tinto), hasta lo más grande. Así podrás llevar un control exacto de lo que debes tener en cada momento en tu bolsillo.

‍

Paso 3: cierre de caja

Por último, haz un cierre de caja diario: al final del día revisa cuánto tienes en el bolsillo, y compáralo con tu registro del día, para asegurarte de que tengas la cantidad de dinero que efectivamente deberías tener. Esto te permitirá tener un control cada día y te facilitará la administración de tu empresa.

‍

Pero… ¿de qué me sirve aprender a administrar el dinero de mi negocio?

Y todo este esfuerzo, ¿para qué me sirve? Si haces una administración correcta del dinero de tu negocio podrás ver hacia dónde se está yendo el dinero, en qué gastas más, cuánto suman tus gastos hormiga, cuánto está saliendo como tu salario (toda la plata que gastes en temas personales)… Podrás realmente ver si vas a tener dinero para seguir produciendo, pagar el arriendo y comprar más productos.

‍

Un tip para registrar fácil tus cuentas

Mi recomendación siempre será que el registro de las transacciones de tu negocio lo hagas de manera digital, para que tengas toda la información guardada de forma segura, y puedas comparar entre periodos.

Tu registro lo puedes hacer en una planilla de Excel, en una aplicación de finanzas o en WhatsApp, con una herramienta sin costo que se llama Qentaz.

Lo que haces con Qentaz es registrar las ventas y gastos de tu negocio por mensajes en un chat, y luego, el chat hace las cuentas por ti de manera automática. El reporte que recibes te dice cuánto ganaste y cuánto gastaste, para que puedas cuadrarlo con lo que tienes en el bolsillo.

¡Y listo! Haces tu flujo y tu cierre de caja, todo por WhatsApp y sin costo.

¿Quieres probar llevar tus cuentas por WhatsApp? Regístrate haciendo click aquí.

‍